É uma ferramenta muito simples que compõe a área da qualidade, as Instruções de Trabalho – IT, também, conhecidas como NOP (Norma Operacional Padrão) ou POP (Procedimento Operacional Padrão), têm uma grande importância dentro de uma empresa, o objetivo básico é o de garantir, mediante uma padronização, os resultados esperados por cada tarefa executada, ou seja, é um roteiro padronizado para realizar uma atividade.

Os POPs podem ser aplicados, por exemplo, numa empresa cujos colaboradores trabalhem em três turnos, sem que os trabalhadores desses três turnos se encontrem e que, por isso, executem a mesma tarefa de modo diferente.

Grande parte das empresas utiliza para as atividades do dia-a-dia, como se fosse uma central de perguntas frequentes e também como base para o treinamento de novos colaboradores.

Os principais passos para se elaborar um POP, são:

1. Escolha um nome para o POP (nome da atividade/processo a ser trabalhado, lembre-se que precisa ser fácil para que todos os colaboradores possam encontrá-lo)

2. Descrição das etapas da tarefa. (Escreva de forma clara e objetiva passo a passo de como realizar a tarefa)

3. Local de aplicação ou categoria (Aonde se aplica aquele POP? Ambiente ou Setor ao qual o POP é destinado)

4. Documentos de referência (Quais documentos poderão ser usados ou consultados quando alguém for usar ou seguir o POP ? Podem ser Manuais, outros POP’s, Códigos, etc)
    

Quais são as vantagens de usar ferramenta?
O POP apresenta-se como base para garantir a padronização de tarefas e assegurar aos seus clientes um serviço ou produto livre de variações indesejáveis na sua qualidade final. Facilita o trabalho de todos que utilizarão esse procedimento no dia a dia, onde proporcionará mais segurança aos funcionários e aos que utilizarão esse serviço prestado, sendo que todos ganharão com mais qualidade e economia. O POP deve ser de fácil entendimento para que todos possam saber o que, como e quando fazer.

• Quem executa a tarefa deve escrever o procedimento.ele é o dono do processo;

• Reúna grupos de trabalho para pesquisarem e discutirem sobre o assunto (pessoas que estão envolvidas na produção do serviço);

• Transcreva tudo que é feito em um papel e depois enumere o que foi escrito em ordem crescente;

• Evite copiar procedimentos que já foram escritos por outras organizações, pois isso poderá viciar o seu trabalho;

• Dê um nome ao seu procedimento – assim ele poderá ser associado a um processo;

• Material necessário – nesse campo citar todos os materiais imprescindíveis para a execução do procedimento (cordas, mosquetões, oito, armamento, EPI…);

• Dê um número ao seu procedimento – assim ele estará inserido dentro de uma sequência, com outros procedimentos,

• Estabeleça uma data – é necessário registrar o dia em que o procedimento foi adotado como padrão;

• Mantenha o controle de revisão – registrar a data em que a última revisão foi feita, o POP pode sofrer atualizações, porém, todas deverão ser registradas e controladas para garantir a lisura do procedimento;

• O número de ordem de sua última revisão – os procedimentos deverão ter registrado o número da revisão que está vigendo, em um campo apropriado no formulário; (ex: 1ª, 2ª ou 3ª revisão);

• Quem é o responsável – o responsável deve ser indicado no procedimento-padrão, (ex: Piloto, co-piloto, Tripulante, médico…);

• Descreva as atividades críticas – dentre as tarefas descritas, no procedimento, destacar as que poderão gerar prejuízo aos resultados esperados pelo processo, caso não sejam observadas;

• Descreva a seqüência das ações – descrever todas as tarefas necessárias para que o procedimento seja realizado como um todo, em ordem seqüencial de ações, orientando o operador;

• Resultados esperados – descrever o que se espera com a execução do referido procedimento;

• Ações corretivas – estão relacionadas à previsão de possíveis erros a serem cometidos na execução do procedimento, ações de correção devem ser previstas pelo instrumento de padronização;

• Possibilidades de erro – conforme estatísticas e levantamentos e com base na experiência dos profissionais que já executaram tarefas semelhantes, procure relacionar as ações ou situações comuns de erros na execução do procedimento descrito;

• Os esclarecimentos – algumas ações descritas no procedimento, como uso de equipamentos, ou outros que serão condutores do agente de segurança pública ao sucesso na execução do padrão, aqui você pode apresentar textos, filmes, desenhos, fotografias, esquemas ou outro recurso adequado, para melhorar o entendimento do procedimento e que a ele serão anexados, após aprovados;

• Diagnóstico do Trabalho – Estabeleça pelo menos cinco perguntas que vão permitir avaliar se o procedimento foi realizado corretamente ou não, para definir essas perguntas, dê foco ao item “Atividades Críticas” do procedimento; (lembraremos de item quando falarmos de supervisão)

• Doutrina Operacional ou Legislação – indique a doutrina e/ou legislação relacionados ao processo (procedimento), citando-os de forma bibliográfica, detalhando-se a página da obra ou artigo da lei; demonstrando que o procedimento escrito é fruto de um trabalho intelectual, com base nas normas vigentes e experiência acumulada ao longo de anos de trabalho prático.